Zamonaviy dunyoda, doimiy ishlar va tashvishlar tsiklida, shaxsiy qabulni tashkil qilish uchun har doim ham vaqt yo’q. Rasmiy xatlar yoki ishbilarmonlik aloqalari turli tashkilotlar va korxonalar bilan hamkorlikning ko’plab muammolarini hal qilish uchun mo’ljallangan. Agar siz biznes yozishmalarining asosiy qoidalaridan foydalansangiz, muvaffaqiyatli hamkorlikni rivojlantirish imkoniyati mavjud. Agar siz rasmiy xatni rasmiylashtirish tartibini e’tiborsiz qoldirsangiz, potentsial mijoz yoki sherikni yo’qotish ehtimoli bor. Rasmiy ishbilarmonlik yozishmalari ma’lum qoidalar va tamoyillarga muvofiq amalga oshiriladi, unda ma’lumotni taqdim etish shakli va usuli muhimdir. Keling, bu masalani ko’rib chiqaylik. Albatta, bunday bilim ko’pchilik uchun foydali bo’ladi.

To’g’ri yozilgan biznes maktubi muvaffaqiyatli munosabatlar va hamkorlik uchun birinchi qadamdir

Xat yozishda ishbilarmonlik muloqotining umumiy qoidalari juda oddiy. Ularni o‘rganish va amalda qo‘llash qiyin emas.

Birinchidan, siz biznes xatining turini shakllantirishingiz kerak. Bu qopqoq yoki kafolat xati, eslatma yoki ogohlantirish bo’lishi mumkin. Xabar g’ayrioddiy xarakterga ega bo’lishi mumkin yoki xat javob berishga mo’ljallangan bo’lishi mumkin.

Qabul qiluvchi uchun mavjudlik darajasini aniqlash muhimdir. O’zingizni faqat bitta elektron pochta bilan cheklaysizmi yoki bir nechta keyingi elektron pochta xabarlarini yuborishingiz kerakmi? Buni oldindan hal qilish kerak. Muhimlik darajasini aniqlash kerak: shoshilinch xat ro’yxatdan o’tgan pochta yoki elektron pochta orqali yuborilishi kerak.

Ish yozishmalarini yuritish va formatlash standarti mavjud. Ishbilarmonlik muhitida xatlarni yaratishda GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjat tizimlari” hisobga olinadi. Tashkiliy va ma’muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo’yiladigan talablar.” Har bir rasmiy xat quyidagilarni o’z ichiga olishi kerak:

• jo’natuvchining nomi (tashkilot nomi);
• Tayyorlangan sana;
• oluvchining nomi, qabul qilinadigan aniq shaxsni ko’rsatuvchi;
• kirish boshlanishi, salomlashish;
• maktubning savoli va maqsadi;
• murojaatning mohiyati;
• muloyim yakun;
• jo’natuvchining shaxsiy imzosi;
• qo’shimchalar ro’yxati, hujjatlar nusxalari ro’yxati.

Biznes elektron pochta xabarlarini yozishda yoki qog’ozga xat yozishda Microsoft Word dasturidan foydalanish yaxshiroqdir. Qoida tariqasida, Times New Roman shrifti ishlatiladi, shrift o’lchami 12-14, bir yoki ikki qator oralig’i, raqamlash pastki o’ng tomonda joylashgan. Tafsilotlar bir qator oralig’i bilan yoziladi.

Korxonalar nomidan bosma shaklda yuborilgan hujjatlar faqat kompaniya blankida, rekvizitlari ko’rsatilgan holda qo’llanilishi kerak. Antetli qog’ozni juda ehtiyotkorlik bilan loyihalashtiring, chunki bu kompaniyaning tashrif qog’ozi. Har bir ofis xodimi bu bilimga ega bo’lishi kerak.

Ishbilarmonlik etikasiga ko’ra, xalqaro yozishmalar qabul qiluvchining tilida xat yaratishni o’z ichiga oladi. Rasmiy munosabatlarda ingliz tiliga ustuvor ahamiyat beriladi.

Muhim nuqta – yozishmalarning rasmiy intonatsiyasi. Siz har doim “Hurmatli + to’liq ism”, “Aziz + to’liq ism”, “Seminar rahbari + to’liq ism” manzili bilan boshlashingiz kerak. Qisqartirishga yo’l qo’yilmaydi, masalan, uv., ustaxona boshlig’i boshliq sifatida hurmat qilinadi. ustaxonalar Faqat sizga murojaat qilish kerak. Ishbilarmonlik yozishmalari odob-axloq qoidalari va qoidalariga ko’ra “siz” dan foydalanish taqiqlanadi. Yozuvlar hamkorlik uchun minnatdorchilik so’zlari bilan yakunlanishi kerak. Odatda bu “Hurmat bilan, lavozimi, to’liq ismi” yoki “Hurmat bilan, lavozim, to’liq ismingiz” so’zlari.

So’zlaringizni diqqat bilan tanlang, noaniq iboralar yoki professional atamalarni ishlatmang, sodda va ixcham yozing. Maktubning mohiyatini o’qish oson bo’lishi uchun mazmunli qismlarga ajrating. Qoida bor: birinchi va oxirgi qismlarda 4 ta bosilgan satrdan, o’rtada esa 8 tadan ko’p bo’lmagan.

Javob berish muddati: yozma so’rov uchun xat ro’yxatdan o’tkazilgandan keyin 10 kun, elektron pochta yoki faks uchun – 48 soat, dam olish kunlari bundan mustasno.

Kompaniya ichida yozishmalarni qanday olib borish kerak?

Kompaniya ichida aloqa xodimlar o’rtasida ham amalga oshiriladi, u uchinchi tomon kompaniyalari bilan rasmiy yozishmalarga qaraganda engilroq yozish darajasi bilan ajralib turadi. Hamkasblar o’rtasidagi muloqotning ma’nosi boshqacha bo’lishi mumkin, lekin u ham ma’lum qoidalarga bo’ysunadi.

Kompaniya ichidagi yozishmalarning asosiy qoidalari:

• aniq va qisqacha yozing;
• sanani ko’rsatishni unutmang;
• muloyim yopilish va imzo foydalaning.

Klassik misol – direktor yoki ofis xodimlari nomidan tug’ilgan kunga yoki muvaffaqiyatli xodimga ajoyib ish uchun yozilgan tabrik xati. Tashkilot ichidagi loyihalarni ko’rib chiqishda yozishmalar rasmiy xatning faqat ba’zi qismlarini o’z ichiga oladi: mavzu belgisi, salomlashish, ma’noning qisqacha bayoni, xushmuomalalik formulasi va muhr bo’lishi kerak. Siz bilishingiz kerakki, xatning tabiati va standarti rasmiy aloqa darajasiga va qabul qiluvchiga etkazilgan materialning turiga qarab tanlanadi.